出張(国内・外国）・外国研修
出張に関する確認事項
【関係規則】
○国立大学法人群馬大学教職員旅費規則
○国立大学法人群馬大学海外渡航事務取扱要項
○国立大学法人群馬大学教職員等の自家用自動車の業務使用に関する取扱要項
※出張書類提出時に確認していただく事項等に関してまとめましたので一読願います。
○出張手続き・旅費支払いについて（会計ルールハンドブックより抜粋）
○旅費の請求手続き方法について（GrowOne操作マニュアル）
○減額申請について
科学研究費補助金等の外部資金による活動において、旅行者が旅費の減額を申し出た場合には旅費を減額できます。減額申請を行う場合には、経路等申告書の備考欄に旅費の一部を請求しない（減額する）旨を旅行者の直筆により記載してください。例：「○○円を超える金額は請求しません」
国内出張・研修
１．指定車登録について
自家用自動車を出張等の業務に使用する場合は、事前に指定車登録を行ってください。
また、指定車登録には以下の条件を全て満たしている必要があります。
(1)運転免許を取得してから3年を経過していること。
(2)自賠責保険に加入していること。
(3)被保険者として、対人賠償保険無制限及び搭乗者1人につき1,000万円以上の任意保険契約を締結していること。
(4)被保険者として、対人賠償保険無制限の任意保険契約を締結していること。
【提出書類】（提出先：総務係）
・指定車登録申請書 (右上「第 号」は事務で使用しますので空欄でご提出下さい）
・運転免許証の写し（オモテウラ両面の写しが必要です）
・車検証の写し
・任意保険契約書の写し（対人賠償保険無制限・対物賠償保険無制限、人身傷害保険(搭乗者保険）
1人につき1,000万円以上であることが分かるもの）
※車検証を更新した場合は、その都度上記の書類一式を総務係へご提出ください。
２．国内出張の提出書類について
【出張前の提出書類】（提出先：総務係）
| 旅行命令伺 | GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・右下の「旅行者の印」欄の押印は省略可能です。 ※同日に複数の出張(他学部からの旅行依頼を含む）を行う場合は、旅費の二重払い防止のため必ず総務係までご連絡ください。 |
| 経路等申告書 | GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・一部先方負担がある場合は、「旅費の先方負担」にチェックを入れてください。 ・交通手段が公共交通機関で、旅行経路と通勤手当支給区間が重複する場合は、重複する期間を入力してください。 ・外部資金による減額申請は備考欄に旅行者の直筆で記載してください。 |
| 出張の必要性を明らかにする書類 | ・学会の開催要項 ・研究打合せの内容、日時、場所が分かる通知 ・先方との日程調整メール等の中で日時、場所、用務内容が分かる部分 ・巡回指導の出張一覧表 ※上記の書類がない場合は日程表を作成してください。 |
| 週休日・休日の振替簿 | 出張日が週休日・休日に当たる場合に提出してください。 ※移動日のみの場合は振替の取得はできません。 ※振替可能期間は同一月内です。 |
【出張後の提出書類】（提出先：総務係）
| 出張報告書 |
GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。
・用務内容について、今回の旅行の目的について詳細が確認できる記載をお願いします。 ・宿泊された方は、宿泊先名を記載してください。自宅等の場合は住所をご記載ください。 ・減額事項について該当するものがある場合は、必ずチェックを入れていただき、内容が確認できる書類をご提出下さい。学会などでプログラムにランチョンセミナーが含まれる場合は、出欠の有無と参加日を記載してください。 |
| 出張の事実が確認できる書類 |
学会の参加証、大会要旨等の当日配布される資料の一部写し、当日の打合せメモの写し、先方の名刺の写し、現地での写真、用務後の先方とのメールのやりとり等
|
| 航空券の半券および領収書(原本） | ※ 航空機を利用した場合は、下記を提出して下さい。 1. 航空機の領収書（宛名は、必ず出張者個人の名前・出張前に提出も可） 2. 半券（または搭乗証明書） 3. パック旅行の際は、最終行程表も添付のこと(朝食・夕食に関する記載があるもの)も併せてご提出ください。 4.カード決済により領収書が出ない場合は、カード決済明細の写し |
| 借上バス代金の領収書および乗車名簿 | ※借上バスを利用した場合のみ提出。 |
３．国内研修の提出書類について
私費で国内出張を平日に行う場合は以下の書類をご提出ください。
【提出書類】（提出先：総務係）
・研修旅行願
・根拠資料
・日程表
外国出張・研修
１．安全保障輸出管理確認票チェックシートの提出について
大学においては、研究機材等の輸出、海外の政府や企業が関係する受託研究や共同研究、海外企業への技術指導、海外からの研究員や留学生の受け入れ、研究過程における海外研究者とのデータや資料の交換等が、外国為替及び外国貿易法（外為法）に基づく安全保障貿易管理上の規制対象となります。
群馬大学安全保障輸出管理（学内ポータルサイト）
https://gunmauacjp.sharepoint.com/sites/portal/SitePages/yusyutukanri.aspx
※「確認票チェックシート」の確認を経ずに海外出張はできません。チェックに時間を要するため、出発日の１か月
前までにご提出ください。
２．外国出張の提出書類について
【出張前の提出書類】（提出先：総務係）
| 旅行命令伺 | GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・右下の「旅行者の印」欄の押印は省略可能です。 |
| 経路等申告書 | GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・一部先方負担がある場合は、「旅費の先方負担」にチェックを入れてください。 ・交通手段が公共交通機関で、旅行経路と通勤手当支給区間が重複する場合は、重複する区間を入力してください。 ・外部資金による減額申請は備考欄に旅行者の直筆で記載してください。 |
| 確認票チェックシート２(海外出張・海外派遣・貨物の輸出用） | 国立大学法人群馬大学安全保障輸出管理規則により、提出をお願いしています。 審査終了までに時間を要する場合がありますので、出発日の1か月前までにご提出ください。 |
| 説明書 | |
| 日程表 | |
| Eチケットレシート | 航空賃、旅行雑費等、料金の内訳が分かる書類 |
| 週休日・休日の振替簿 | 週休日・休日の振替簿 出張日が週休日・休日に当たる場合に提出してください。 ※移動日のみの場合は振替の取得はできません。 ※振替可能期間は同一月内です。 |
【出張後の提出書類】（提出先：総務係）
| 出張報告書 |
GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。
・用務内容について、今回の旅行の目的について詳細が確認できる記載をお願いします。 ・宿泊された方は、宿泊先名を記載してください。自宅等の場合は住所をご記載ください。 ・減額事項について該当するものがある場合は、必ずチェックを入れていただき、内容が確認できる書類をご提出下さい。学会などでプログラムにランチョンセミナーが含まれる場合は、出欠の有無と参加日を記載してください。 |
| 出張の事実が確認できる書類 |
学会の参加証、大会要旨等の当日配布される資料の一部写し、当日の打合せメモの写し、先方の名刺の写し、現地での写真、用務後の先方とのメールのやりとり等
|
| パスポートの写し | 顔写真及び出入国スタンプの確認のできる部分の写し 顔認証のため入出国印のない場合はその旨を余白に記載して下さい。 |
| 航空券の半券（原本） | 紛失した場合は搭乗証明書を取得してください。 |
| 航空賃及び旅行雑費の領収書 | 航空券代、燃油サーチャージ、航空保険料、航空利用税等の金額の内訳が明記されているものを提出してください。 |
３．外国研修の提出書類について
私費で外国出張を行う場合は以下の書類をご提出ください。
【提出書類】（提出先：総務係）
・研修旅行願
・根拠資料
・日程表
・確認票チェックシート２(海外出張・海外派遣・貨物の輸出用）
学外招聘者への旅行依頼について
・学外招聘者に旅費を支給する場合は、旅費・謝金の振込口座登録についてご案内しますので、その方の氏名・
メールアドレス・電話番号（学生の場合は氏名・学籍番号）を総務係までご連絡ください。
・招聘者に、旅行前に必ず「旅費の受給に係る留意事項」をご一読いただいてください。
・二重払い防止のため、招聘者に群馬大学（他学部を含む）から同日に旅費の支給がないかご確認ください。
・謝金を支給する場合は、会計関係「謝金（報酬）について」に記載の書類も併せて提出してください。
【出張前の提出書類】（提出先：総務係）
| 旅行依頼伺 | GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 ・GrowOneの旅費申請入力画面で「命令区分 02:依頼」を選択してください。 ・招聘者の押印が必要です。 |
| 経路等申告書 | GrowOne財務会計システムに入力して作成してください。 |
| 先方へ業務依頼をしていることが分かる書類 | 業務を依頼する日時、招聘者氏名、業務依頼内容が記載されたメールのやりとり等 ※謝金の依頼文書送付願を提出している場合は、提出不要です。 |
【出張後の提出書類】（提出先：総務係）
| 出張報告書（旅行依頼用） |
依頼者（招聘責任者）が作成してください。宿泊を伴う場合は、宿泊先名の記載が必要です。
※謝金を支給する場合は、提出不要です。
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| 出張の事実が確認できる書類 |
用務後のメールのやりとり、現地での写真、当日打合資料の写し等
※謝金を支給する場合は、提出不要です。
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| 航空券の半券および領収書(原本） |
・航空券の半券がない場合は、搭乗証明書を提出してください。 |
出張に伴う立替払請求について（学会参加費、受講料等）
学会参加費等、出張に伴う立替払請求書は、出張終了後に、出張報告書と合わせて総務係へ提出してください。
提出書類の詳細は、会計関係「立替払いについて」をご確認ください。